Der Einsatz von Hilfsmitteln bzw. Medien zur Visualisierung und Unterstützung des gesprochenen Wortes, kann dazu beitragen, dass Ihr Vortrag noch eindrucksvoller wird und sich den Zuhörerinnen und Zuhörern besser einprägt. An den richtigen Stellen eingesetzt, lockern solche Hilfsmittel die Atmosphäre auf und verbessern auf unterhaltsame und belebende Weise die Aufnahmebereitschaft und das Erinnerungsvermögen Ihres Publikums.
(Audio)Visuelle Hilfsmittel unterstützen das gesprochene Wort, weil sie:
die Informationsaufnahme erleichtern
die Orientierung und den Überblick verbessern
den Sachverhalt (v.a. Kernpunkte) verdeutlichen
anregen und Interesse wecken
die Wirkung des Wortes steigern
die Überzeugungskraft erhöhen
Ob Sie nun Hellraumprojektoren oder andere technische Hilfsmittel einsetzen: es geht nicht darum, detaillierte Informationen weiterzugeben. Sie dürfen sich nicht darauf verlassen, dass (audio)visuelle Hilfsmittel Ihnen die Arbeit abnehmen.
Der Einsatz dieser Hilfsmittel erfordert eine gute Vorbereitung und einen entsprechenden Zeitaufwand. Beachten sollten Sie v.a. folgende Dinge:
Als präsentierende Person sollen Sie im Mittelpunkt bleiben:
Zuviel Technik und der überladene Einsatz von (audio)-visuellen Hilfsmitteln verwirren
Durch perfekte Technik wird ein schlechter Vortrag nicht gerettet
Die eingesetzten Hilfsmittel müssen zum präsentierten Stoff passen
Hilfsmittel erzielen die gewünschte Wirkung nur, wenn sie im richtigen Zeitpunkt eingesetzt werden
Visualisierung zwingt die Präsentierenden zu einer Selektion zwischen wesentlichen und unwesentlichen Informationen. Verbal schwierig zu erklärende Zusammenhänge lassen sich beispielsweise visualisiert viel rascher darstellen. Auch können Zahlen, welche zueinander in einer bestimmten Relation stehen, viel aussagefähiger präsentiert werden.
Selbstverständlich gibt es bei der Visualisierung - ganz unabhängig vom Einsatz des jeweiligen Hilfsmittels - eine Anzahl von Regeln, deren Einhaltung in der Praxis relativ leicht fällt:
Schreiben Sie mit Gross- und Kleinbuchstaben.
Nicht zu viele Aussagen in eine Darstellung nehmen.
Die Schrift muss der Grösse des Raumes und dem Abstand der Teilnehmer/-innen zum Medium angepasst werden. Überprüfen Sie vor Ihrem Vortrag die Lesbarkeit!
Vergleichende Darstellungen nebeneinander und nicht untereinander anbringen.
Arbeiten Sie mit Farben, wobei der wichtigsten Aussage immer die auffälligste Farbe zugeordnet werden soll. Benützen Sie aber nicht zu viele Farben.
Arbeiten Sie mit Unterstreichungen, Einrahmungen und Schraffuren.
Die Sichthilfe soll nie für sich allein stehen, sondern immer eine gewisse
Verknüpfung von Text und Bild in schrittweisem Vorgehen sein.
Die wesentlichste Aussage soll immer den Mittelpunkt darstellen oder am Ende als Höhepunkt stehen.
Medienwahl - Glückssache?
Für viele Referentinnen und Referenten ist die Frage nach dem "richtigen" Medium eine zentrale Frage.
Wovon hängt eigentlich die grundsätzliche Medienentscheidung ab? Was sind die wichtigsten Vor- und Nachteile der gebräuchlichsten Präsentationshilfsmittel? Dies sind bedeutende Fragen, die es zu beantworten gilt.
Ein "Medium" ist ein (Hilfs-)Mittel, ein Träger einer Botschaft. Von einer Botschaft können wir nur dann sprechen, wenn es einen Sender gibt, der einem Empfänger etwas mitteilen möchte. Erst wenn klar ist, bei wem (Publikum) mit welchem Inhalt welche Wirkung (Ziel) erreicht werden soll, stellt sich die Frage nach dem Medium. Folgende Einflussgrössen können bei dieser Entscheidung eine Rolle spielen:
Publikum: Wie viele Personen müssen etwas hören und sehen? An welche Standards sind sie gewöhnt?: Den Eindruck "technisch auf dem letzten Stand" können Sie leichter mit einer Videodatenprojektion als mit einer Wandtafel erzielen. Mit Dias "emotionalisieren" Sie leichter als mit Folien.
Zielsetzung
Räumliche Gegebenheiten: Für eine Diaprojektion brauchen Sie kontrollierte Lichtverhältnisse - aber gegen die Sonnenstrahlen auf der Leinwand kann sich auch der Hellraumprojektor nicht durchsetzen.
Vorbereitungszeit: Die Computertechnik hat die Produktionszeit von Folien stark reduziert - trotzdem ist eine Skizze am Flip-Chart oder die kolorierte Kopierfolie schneller.
Budget: Dias und Folien sind recht billig; für Videofilme brauchen Sie die entsprechenden Abspielgeräte (evtl. sogar einen Videobeamer).
Präsentationstypus: Je nach Präsentationstypus können und sollen unterschiedliche Medien eingesetzt werden. Nicht alle eignen sich immer gleich gut!
Die Konsequenzen für Ihre Medienentscheidung finden Sie nachstehend im Raster "Medienwahl nach Präsentationstyp".
Auf die wichtigsten Hilfsmittel, die im Rahmen einer Rede oder Präsentation am häufigsten eingesetzt werden, wollen wir nun noch vertieft eingehen.
Hellraumprojektor
Der Hellraumprojektor wird von den meisten Vortragenden unterschätzt: man hält ihn für ein ganz einfaches Gerät, bei dem eigentlich nichts schief gehen kann. Richtig eingesetzt gehört er aber mit zu den wichtigsten Hilfsmitteln. Aus diesem Grund ist es sinnvoll bei der Arbeit mit dem Hellraumprojektor einige Grundregeln zu beachten:
Pro Folie (Schaubild) möglichst nur eine Information weitergeben (Nicht überladen; jedes Wort, das gestrichen werden kann - streichen; Schlagworte verwenden).
Bilder, Zeichnungen, Graphiken einsetzen.
Nicht zu viele Folien bringen und nicht zu rasch wechseln.
Mindest-Schriftgrösse unbedingt beachten. Bei normalen Verhältnissen bis 10 Meter 5 mm (mindestens); 11 - 15 Meter 10 mm; 16 - 20 Meter 15 mm; 21 - 25 Meter 20 mm
Lieber von Hand schreiben, als zu kleine Schreibmaschinen oder Computerschrift
Zwischen Zeilen Raum lassen (Nicht kleinlich darstellen/schreiben).
Guten Blattaufbau wählen und übersichtlich darstellen (Schriftgrösse, Einrücken, Stichworte einrahmen, mit Farben arbeiten).
Blattausnützung der beleuchteten Fläche anpassen (erst bei neueren Modellen können A4-Vorlagen auch quer ohne verschieben gezeigt werden, normalerweise ist die Nutzgrösse der Folien mit Rahmen 17,5 x 26 cm).
Folien ev. auf Rahmen kleben. Rahmen für Stichwortnotizen brauchen.
Auch Folien brauchen, die während des Vortrags vervollständigt werden können.
Nur verständliche Symbole und Abkürzungen verwenden.
Informationen, zu denen noch nicht gesprochen wird, evtl. abdecken.
Auch "Drüberlegmethode" verwenden.
Zuerst Folie auflegen - dann Licht einschalten.
Nicht in das Bild stehen.
Nicht mit der Folie oder der Projektionswand sprechen - Augenkontakt zu den Zuhörerinnen und Zuhörern suchen. Am Hellraumprojektor gibt es zwei Zeigepositionen: am Gerät und an der Projektionsfläche. In beiden Fällen ist es ganz wichtig, dass Sie stets zum Publikum sprechen. Das geht am Gerät leichter als an der Wand - dafür ist die Gefahr grösser, die Sicht zu verstellen und in das Gerät hinein- bzw. hinunterzureden.
Folie bei eingeschaltetem Projektor nicht verschieben.
Die richtigen Faserschreiber wählen.
Vor dem Vortrag sich mit der "Technik des Apparates" vertraut machen.
Medienwahl nach Präsentationstypus
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Teilnehmerzahl |
Primäres Medium |
Ergänzend | |
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Informelle Arbeitssitzung |
3 - 5 |
Flip Chart, Folien (Hellraumprojektor) |
Wandtafel, Flip chart, Pinnwand, Copyboard |
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Projektbesprechung |
5 - 10 |
Folien (Hellraumprojektor), Flip Chart |
Flip Chart, Pinnwand, Datenprojektion via Hellraumprojektor, Copbyboard |
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Formelle Verwaltungsratspräsentation oder Verkaufspräsentation |
5 - 15 |
Folien (Hellraumprojektor), Dias |
Flip Chart, Datenprojektion via Videobeam, Multivision |
|
Fachvortrag, Informationsveranstaltung |
30 - 200 |
Dias, Folien (nur bei ausreichender Projektionsfläche) |
Datenprojektion und Videofilm über Videobeam (bis ca. 50 Personen) |
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Interne Motivationskonferenz, öffentlicher Standpunkt |
20 - 50 |
Dias, Folien (Hellraumprojektor) |
Multivison und Videofilm über Videobeam |
Der geplante Charakter Ihrer Präsentation bestimmt den Einsatz des Hellraumprojektors: Wenn Ihre Beziehung zu den Zuhörerinnen und Zuhörern informell und entspannt ist, können Sie ohne weiteres auch mal sitzen; ist die Beziehung gespannt, kritisch oder formell, brauchen Sie das ganze Gewicht Ihrer Persönlichkeit: dann besser stehend präsentieren.
Abschliessend sollen die wichtigsten Vor- und Nachteile des Hellraumprojektors zusammengefasst werden.
Hellraumprojektor: +/-
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Vorteile |
Nachteile |
|---|---|
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Folien sind schnell, einfach, billig herzustellen |
Quantität geht oft vor Qualität der Folien - das Publikum wird überfordert und |
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Sie sind ohne Grenzen in der Perfektion nach oben |
schaltet ab |
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Die Geräte sind technisch ausgereift, einfach, sicher und (bei Bedarf) transportabel |
Redner/-innen sprechen in den Projektor hinein oder zur Wand |
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Infolge hoher Lichtstärke können Sie praktisch überall präsentieren |
Redner/-innen blockieren die Sicht auf das projizierte Bild |
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Grossprojektion ist möglich |
Zu viele Folien sind ermüdend |
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Wiederverwendung und Kopiermöglichkeiten | |
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Ständiger Blickkontakt zum Publikum |
Flip Chart
Die Tage sind lange vorbei, da Präsentatorinnen und Präsentatoren mit einer Rolle Flip-Chart-Papier unter dem Arm den Konferenzraum betraten und Bild für Bild umblätterten. Heute ist das Flip-Chart ein Zusatzmedium, das Ihnen aber sehr gute Dienste leisten kann!
...als vorbereiteter Blickfang
Wir können ein Flip-Chart empfehlen, um darauf verschiedene wichtige Elemente nicht nur kurz zu zeigen, sondern während längerer Passagen des Vortrages wirken zu lassen, z. B.:
Das Thema - die Kernfrage mit der wir uns beschäftigen. - Jedes Mal wenn Sie einen Besprechungspunkt erledigt haben, marschieren Sie zum Flip-Chart und haken ab oder leiten zum nächsten Punkt über.
Die Tagesordnung
Die Zielrichtung, auf die Sie sich mit Ihren Zuhörerinnen und Zuhörern geeinigt haben. Damit haben Sie die Möglichkeit, während einer Diskussion immer wieder den Blick auf die gemeinsame Basis zurückzuführen.
...als Spontanmedium
Damit meinen wir ein Hilfsmittel, das erst im Vortrag, in der Diskussion entsteht. Denken Sie z.B. an:
Fragen, die Sie am besten mit einer Skizze beantworten.
Kommentare und Fragen, die Sie nicht sofort, sondern gesammelt behandeln möchten.
...als Rettungsanker
Es kann sein, dass Ihnen ein Dia oder eine Folie fehlt, der Strom ausfällt, etc. Mit einem Flip-Chart können Sie gut überleben und kritische Situationen meistern.
Mit dem Copyboard - das selbstkopierende Flip-Chart - schreiben Sie nicht auf Papier, sondern mit Filzschreibern auf eine abwischbare Trägerschicht. Auf Knopfdruck erhalten Sie das Geschriebene auf A4-Format verkleinert, können die Fläche abwischen und neu beschreiben.
Wichtig ist auch hier die Blickführung. Sie sollten stets zum Publikum sprechen und wenn Sie etwas zeigen wollen, gehen Sie mit offener Hand ans Flip-Chart. Folgende Vor- und Nachteile kennzeichnen die Arbeit mit dem Flip-Chart:
Flip Chart: +/-
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Vorteile |
Nachteile |
|---|---|
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Lösungen können entwickelt werden |
Gestörter Blickkontakt beim Schreiben |
|
Ergänzungen sind möglich |
Abhängig von Handschrift und grafischem Talent |
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gute Vorbereitung möglich |
Nur für Gruppen bis ca. 20 Personen |
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Einfache Handhabung |
Kopiermöglichkeiten erschwert |
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reales, vertrauenerweckendes Medium | |
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Mehrere Blätter können gleichzeitig gezeigt werden |
Pinnwand$
Die Pinwand ist kein eigentliches Präsentationsmedium, sondern kommt aus der Moderationstechnik. Dort wird sie dazu eingesetzt, Gruppen beim (kreativen) Lösen von Problemen zu helfen. Sie ermöglicht vor allem die Visualisierung der Entwicklung eines Gesprächsverlaufs oder eines Entscheidungsprozesses.
Die Pinwand kann aber auch - als ergänzendes Hilfsmittel - in der Präsentationssituation zum Einsatz kommen: Die Pinwand ist ideal zum Abfragen und als Ideenspeicher.
Unmittelbar vor der Präsentation
kann eine Publikumsanalyse gemacht werden. Die Teilnehmerinnen können Punkte in die für sie zutreffenden Felder vergeben (z.B. Interessenschwerpunkte, Vorerfahrungen, Spezialisierung).
Während der Präsentation
bzw. in der Pause nimmt die Pinwand Kärtchen mit Fragen des Publikums auf, die Sie dann blockweise behandeln können.
In der Präsentation
arbeiten Sie mit vorbereiteten Karten entweder analytisch oder synthetisch: Sie haben z. B. eine Sammlung von Problemen -jedes auf einem Kärtchen. Nach und nach behandeln Sie die Probleme und entfernen dementsprechend die Kärtchen (analytisch).
Oder Sie befestigen für jede gewonnene Erkenntnis, für jeden behandelten Punkt ein Kärtchen auf der Pinwand, bis sich das Gesamtbild ergibt (synthetisch).
Problematisch wird der Einsatz der Pinwand dann, wenn Ihr Publikum zu gross ist und der Abstand von der Pinwand das Lesen erschwert (ab 4-5m).
Ein gänzlich anderer Einsatzbereich ist die Posterpräsentation, bei der die Pinwand ein vorbereitetes Plakat trägt und den Redner oder die Rednerin bei den Ausführungen unterstützt. In dieser Situation stehen die Zuschauerinnen und Zuschauer meist im Halbkreis herum, so dass sich keine Sichtprobleme ergeben.
Diaprojektor
Alle Leute können heute Dias produzieren - aber die Managementpräsentation oder der
Fachvortrag sind kein Lichtbilderabend. Die Zuschauerinnen und Zuschauer haben sehr anspruchsvolle Sehgewohnheiten entwickelt. Diese Ansprüche sind bei Dias und auch bei Videofilmen zu berücksichtigen.
Wenn es dunkel wird wandern alle Blicke zur Leinwand, wir lehnen uns zurück, unsere Erwartung steigt, die Situation hat etwas Besonderes. Berücksichtigen Sie diesen Effekt bei Ihrer Vorbereitung.
Die Aufmerksamkeit verschiebt sich vom Präsentation oder von der Präsentatorin weg zum Bild hin. Damit haben Sie auch weniger Möglichkeiten, durch persönliches Eingreifen das Bild "zurechtzurücken", aufzuwerten. Die Qualität muss von vornherein gut sein.
Längere Diaserien sind nicht nur ermüdend und einschläfernd, Sie verlieren auch als
Referentin oder Referent zuviel an Gewicht - das Medium selbst hat eine so starke Präsenz und fesselt die Aufmerksamkeit so sehr, dass Sie anschliessend Mühe haben, das Publikum wieder auf sich zu lenken.
Einige Grundregeln beim Einsatz von Dias sollten Sie deshalb beachten:
Begrüssung und Einleitung bei vollem Licht. Das Raumlicht so spät wie möglich reduzieren.
Kontrollierte Lichtverhältnisse während der Präsentation sind entscheidend: So hell wie möglich (damit man Sie sieht) und so dunkel wie nötig (damit die Bilder wirken können).
Bei der Materialauswahl sind Lichtstärke und Verlässlichkeit des Projektors entscheidend.
Wirken Sie dem "starken" Medium Dia entgegen: durch lautere Stimme, konsequente Blickführung - und durch keine zu langen Diaserien.
Wählen Sie einen günstigen Standort.
Diaprojektion vor grossen und kleinen Auditorien
Vor einem grossen Publikum haben Sie ein Rednerpult, das Ihre Unterlagen, die Fernsteuerung und einen Lichtzeiger/Zeigestab aufnimmt. Sie selbst stehen aber frei!
Im Konferenzzimmer versuchen Sie möglichst im Zentrum zu stehen und nur mit der linken Hand zu führen. Ein seitlicher Tisch für Fernsteuerung und Unterlagen genügt. Sie führen verbal und ohne Lichtzeiger/Zeigestab!
Video & Film
Bewegte Bilder mittels Video oder Film sind zweifellos wirksame technische Hilfsmittel. Sie können solchermassen beeindrucken, dass der Redner oder die Rednerin selbst zum Statisten bzw. zur Statistin degradiert werden kann.
Videos oder Filme können einen Vortrag für sich darstellen (v.a. bei längeren Sequenzen). Entscheiden Sie sich für dieses Medium, dann dürfen Filmausschnitte nur als kurze Ergänzung zu Ihrem Referat eingesetzt werden, andernfalls sind Sie nur noch Diskussionsleiter oder -leiterin oder für Erläuterungen zuständig.